Rencontres sans lendemain

Maîtriser l’art et la science des réunions | Gestion de projet …

Mon directeur financier me contactera pour me demander de passer. C’est toujours une question de travail – me demander d’examiner quelque chose, si je peux m’occuper de X, etc. Mais *chaque fois* que je vois ce « hi-can you swing by » apparaître sur mon écran, j’ai le sentiment instantané (et fugace) d’angoisse. Ça vient du fait d’être un bon à rien à l’école et de ne jamais avoir d’ennuis.

Salles de réunion | Bibliothèque publique de la ville universitaire

Si vous pouvez vous rappeler que la fois précédente où votre gestionnaire vous a appelé dans son bureau, c’était pour vous demander d’accepter une nouvelle affectation, et la fois d’avant c’était pour vous montrer un courriel drôle, ou qu’elle vous disait la semaine dernière que votre travail allait bien, qu’elle vous a toujours donné une rétroaction juste et respectueuse ou que ce gestionnaire ne vous avait jamais laissé tomber, cela peut vous permettre de ne rien craindre dans le moment. Si vous le faites régulièrement, avec le temps, cela peut même vous aider à recalibrer votre réaction par défaut en passant de la peur à une confiance plus calme. J’entends régulièrement des lecteurs dire qu’ils flippent quand leur patron leur demande de se rencontrer et ne leur explique pas pourquoi. Leur esprit saute instantanément à l’idée qu’ils doivent être « en difficulté », comme s’ils étaient envoyés dans le bureau du directeur. Ce récit est assez typique : Peu de personnes sont aussi préoccupées par nos angoisses liées au travail et nos politiques de bureau collantes qu’Alison Green, qui répond à des questions sur son lieu de travail depuis une décennie maintenant sur son site Web Ask a Manager. Dans Direct Report, elle met l’accent sur les thèmes de sa boîte de réception qui aident à expliquer le milieu de travail moderne et la façon dont nous pourrions mieux nous y retrouver, mais les gestionnaires sont souvent surpris de cela et ont du mal à comprendre pourquoi quelqu’un s’attend à ce qu’une conversation de travail, pour eux, ne soit pas normale : il était une fois où je travaillais pour un gestionnaire très toxique. La seule fois où il m’a appelé dans mon bureau, c’était pour me crier dessus, me rabaisser et se moquer de moi. … Finalement, après trois ans de ces bêtises, je me suis mis la tête dans le plat, j’ai reçu deux excellentes offres d’emploi, j’ai mis mon avis et je me suis barré. … Malheureusement, mon nouveau manager s’est retrouvé avec les résultats de la façon dont j’avais été traité. Chaque fois qu’elle m’appelait dans son bureau, je pensais qu’on allait me crier dessus. Elle disait des choses comme : « Calme-toi. On dirait que tu t’attends à être battu avec un bâton. Où travailliez-vous avant ? Cette société possède-t-elle une prison ? » Il m’a fallu six mois pour arrêter de me plaindre à chaque fois que j’entendais :  » Voudriez-vous venir dans mon bureau ? 56 ans, je me bats encore avec l’émotion  » Suis-je en difficulté ?  » chaque fois que mon superviseur veut me parler sans prévenir. C’est ce creux momentané dans mon ventre, ce battement de cœur qui s’apaise généralement rapidement, mais je sais qu’il provient d’un superviseur antérieur qui utilisait le bâton beaucoup plus qu’une carotte. Je suis un employé exceptionnel, et j’étais à l’époque – mais c’était un désordre constant parce que je me sentais toujours menacé d' » avoir des ennuis « . Pour beaucoup de gens, entendre ces mots de la part de leur manager déclenche un vent de panique, alors qu’ils essaient de découvrir ce qu’ils ont fait de mal ou de se préparer à une mauvaise nouvelle : Là où les enfants de toutes capacités s’épanouissent

Et du côté des employés, il est utile de prêter attention à ce que vous savez sur votre gestionnaire. C’est elle qui te fait de terribles retours d’information sur toi, de nulle part ? Et d’autres fois, quand on lui demande de vous rencontrer sans contexte ? Est-ce que cela a généralement conduit à de mauvaises nouvelles, ou s’est-il avéré plus banal, comme « Pouvons-nous regarder les chiffres pour le compte Johnson ? » Plutôt que de laisser l’anxiété s’emparer de vous, il est beaucoup plus logique d’examiner ce que vous savez réellement de votre gestionnaire et comment des demandes de réunion similaires ont été présentées dans le passé. dans ces cas, il est utile d’aborder au moins assez rapidement le but de la réunion afin que les gens n’attendent pas et ne s’inquiètent pas du sujet qui pourrait être traité. (Vous n’avez pas besoin de trop vous occuper de cela, bien sûr ; bien que vous devriez faire ce que vous pouvez pour ne pas faire peur à vos employés, il est également raisonnable de supposer que ce sont des adultes qui peuvent gérer une certaine incertitude dans le cours de leurs affaires). La plupart du temps, cependant, un simple « Je veux vous parler de X » contribuera grandement à atténuer l’anxiété des réunions mystérieuses.En fait, la plupart du temps, cette panique instinctive est le dysfonctionnement d’un vieil emploi que la personne occupe encore, même si elle a depuis lors changé d’emploi : les gestionnaires peuvent atténuer cette peur, du moins dans une certaine mesure. Les gestionnaires doivent savoir que certains employés liront un sous-texte inquiétant dans les demandes de rencontre et s’efforceront de préciser le sujet lorsqu’ils le pourront, par exemple, « Pourrions-nous nous rencontrer cet après-midi pour discuter de X ? ou « Pouvez-vous passer quand vous aurez l’occasion de parler des chiffres sur Y ? Et en général, les gestionnaires devraient mettre en place une structure de réunions régulières, y compris des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires en tête-à-tête, afin de normaliser et d’anticiper les conversations régulières. (Les réunions régulières sont excellentes aussi pour beaucoup d’autres raisons, comme pour rester engagé dans le travail des gens.) Mais même alors, il y a encore des moments où il n’est pas logique de prévoir un sujet à l’avance, comme l’explique ce gestionnaire : je planifie parfois des rencontres individuelles pour parler d’une annonce importante qui aura un impact sur les gens sans leur dire le sujet avant le temps. Les changements de personnel sont la raison la plus courante, suivis par les circonstances qui entraîneront une absence soudaine d’une personne pendant un certain temps (par exemple, un décès dans la famille). C’est le genre de nouvelles que vous voulez diffuser en direct, leur faire entendre le message et leur permettre de poser leurs questions en même temps, de sorte que le fait de les déposer dans l’invitation enlève une partie importante du but de la réunion. Je suis un superviseur de niveau intermédiaire d’une équipe de neuf personnes et je supervise un quart de travail de 30 personnes dans un centre de répartition 911 de sécurité publique dans une grande région métropolitaine. … Afin d’assurer le bon fonctionnement de nos activités, nous devons donner à nos employés de fréquentes rétroactions informelles sur leur rendement lors d’un appel 911 avec un citoyen, à la radio avec une unité de gestion ou lors de leurs interactions avec un collègue de travail. … Souvent, lorsque je m’adresse à ces employés, ils essaient d’entamer la conversation en disant : « Suis-je dans le pétrin ? Cela se produit dans n’importe quel contexte, que ce soit à l’étage ouvert des opérations ou si je les appelle dans mon bureau pour discuter d’un incident. Lorsqu’ils posent cette question, cela fait en quelque sorte dérailler la conversation et je dois les rassurer un moment en leur disant que je voulais simplement leur rappeler une politique, leur offrir des éloges ou leur demander pourquoi ils ont choisi un protocole particulier. L’ardoise est publiée par The Slate Group, une société de Graham Holdings.
Tous droits réservés © 2019 The Slate Group LLC. Étant donné que l’interaction régulière entre un gestionnaire et un employé est conçue pour être une caractéristique normale de la vie professionnelle, il est surprenant de constater combien de personnes paniquent lorsqu’un gestionnaire convoque une réunion sans fournir explicitement une raison. D’un autre côté, c’est un peu moins surprenant quand on considère le nombre de terribles gestionnaires qui ne demandent à se rencontrer que lorsque quelque chose ne va pas ou qui sont si implacablement négatifs que leurs employés ont de bonnes raisons de craindre toute discussion :  » Pourriez-vous passer à mon bureau ? ….

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